J'ai récemment été interviewé sur mon rapport au temps et mon organisation lors d'un podcast que vous pouvez découvrir ici. Vu que je communique sur pas mal d'activités différentes (entrepreneur, consultant, élu, bénévole dans des associations, admin de groupes facebook, papa, cuisinier), on me demande en effet parfois comment je fais pour faire tout ça. J'ai donc décidé d'écrire un article pour essayer déjà de clarifier ça dans ma tête, et bien sûr de vous partager ce que j'ai compris.
Jusqu'à aujourd'hui, je répondais à cette question que c'est simplement que je suis bien organisé et que j'utilise énormément les outils de gestion de projets. Et c'est vrai. Les outils de gestion de projet (actuellement Clickup mais avant Asana ou Trello) me permettent de me libérer un important volume de temps de production et de réflexion. Tout simplement car quand je me connecte le matin, je me fis totalement à ce que le gestionnaire de tâches me dit de faire. Et quand quelque chose à faire rentre entre-temps (répondre à un email, faire un post...), si ça prend moins de 10 min, je le fais de suite, si c'est plus ça devient une tâche.
Des outils de gestion de projet, mais pas que
Toujours rayon outil, j'utilise aussi beaucoup Google Keep et les rappels Google pour être sûr de ne rater aucune idée, info. Coupler à mon outil de gestion de tâches, c'est ce qui me permet de toujours penser à tout.
J'utilise également beaucoup mon agenda Google. Il est partagé avec ma compagne (tout comme notre liste de courses d'ailleurs) et avec mes parents. Ca nous fait gagner du temps dans la programmation d'une éventuelle garde d'enfants ou d'un resto de dernière minute, ou souvent des deux. Dans le même esprit, mon agenda est également connecté et synchronisé avec calendly pour éviter des pertes de temps inutiles pour trouver des créneaux de rdv.
Enfin, Audible me permet de me former et monter en compétences, mais sans perdre de temps. Je ne consacre en effet pas un temps dédié à la lecture mais j'écoute des livres audio pendant que je sors le linge ou que je suis en voiture.
Néanmoins, je pense que cette réponse orientée outil est trop partielle pour expliquer ma façon de m'organiser.
En fait je pense que tout réside dans la priorisation.
Isoler l'essentiel
Cela semble bateau et déjà vu comme discours, mais j'ai réellement la conviction que savoir bien prioriser les trucs qu'on fait c'est réellement la clé.
Néanmoins ce n'est pas si simple.
Quand on creuse un peu le sujet de la priorisation, on se retrouve en fait rapidement compte que cela revient à faire des choix entre ce qui est essentiel, ce qui est important et ce qui est futile (merci Damien Valdan de m'avoir appris ce triptyque magique !). Toute la difficulté étant dans le fait de définir ce qui est essentiel. Essentiel pour soi.
Pour ma part, pour le définir j'utilise 3 clés dont je parle en détail dans le reste de l'article.
ce que j'aime faire
le contexte financier
ce que je sais bien faire
1/ Identifier ce qu'on aime réellement faire
Et hop on bascule direct du côté du monde du développement personnel. Domaine que je connais encore peu et que j'ai choisi d'explorer avec un premier livre qui a tout changé pour moi : Comment trouver son ikigai ? C'est ce livre qui m'a fait prendre réellement conscience de l'alignement indispensable entre ce qu'on aime faire et ce pour quoi on peut être payé. C'est également ce livre qui m'a permis de me faire une liste précise de ce que j'aime faire et de ce pour quoi je suis doué. Ma première clé de priorisation (et la plus importante) est donc : ce que j'aime faire.
Car je me suis dit que finalement, être heureux ce n'est pas si compliqué, il suffit de faire en sorte de passer le plus de temps possible sur les choses qu'on aime faire.
2/ Vision financière à court terme et long terme
Ma seconde clé de priorisation concerne un truc bien plus pratico-pratique mais néanmoins très important : les pépètes ! Pour gérer cet aspect de l'équation, j'ai fait le choix de piloter mon budget perso et familial un peu comme un budget d'entreprise. Via un budget prévisionnel dans lequel les dépenses sont les courses ou les vacances, et les recettes des salaires, des loyers entrants ou des factures.
L'objectif principal de ce prévisionnel étant de réussir à atteindre une situation financière suffisamment stable et solide pour, que dans quelques années, mon seul critère de priorisation soit ce que j'aime faire.
Néanmoins pour le moment, mon second critère de priorisation est bien sûr l'argent.
Je réfléchis donc à comment générer des recettes
à long terme avec le montage d'entreprises pour mon compte (comme ocyto) ou des prestations marketing all inclusive pour d'autres.
à court terme en saisissant les éventuelles opportunités micro-pestations, même si elles décalent mes projets. Tout simplement car elles me permettent de générer de la trésorerie d'avance, et donc du temps.
3/ Me concentrer sur mes forces
Mon dernier critère de priorisation est de me concentrer sur les choses que je sais le mieux faire. Le fameux ce pour quoi je suis doué de l'ikigai. Et ça, je l'ai appris en écoutant un jour un ultra trailer en conférence qui a dit la chose suivante
J'ai commencé à réellement progresser le jour où j'ai choisi de me concentrer sur mes forces, plutôt que de perdre un temps fou à corriger mes faiblesses.
L'objectif ici n'étant pas d'optimiser la qualité de l'utilisation de mon temps mais bien la quantité de temps que je vais utiliser pour faire quelque chose. Car normalement quand on sait bien faire un truc, on va plus vite et on est plus efficace.
Toggl pour voir si j'utilise bien mon temps
En fonction des 3 clés de priorisations que je viens d'évoquer, je me suis défini des règles d'utilisation de mon temps. Actuellement pour une semaine cela donne à peu près ça
49 h pour dormir
60 h max pour travailler
le reste étant pour la famille (le bain des filles, la cuisine) ou les loisirs (30 min de fifa, le film du soir)
(Je dis actuellement car l'objectif du prévisionnel que j'évoquais plus haut et de créer les conditions pour diviser d'ici quelques années le chiffre de 60h par deux. )
A l'intérieur de la brique travailler, je redécoupe également encore une fois en pourcentages. Par exemple 50% pour mon projet ocyto, 25% pour mon rôle d'élu, 25% pour des prestations externes. Je garde néanmoins suffisamment d'agilité pour pouvoir choisir de faire évoluer ces pourcentages en fonction des nouveaux projets ou de nouveaux éléments, toujours analysés à la lumière de mes 3 critères de priorisation.
Pour pouvoir décider de reprioriser des choses ou réaffecter une partie mon temps, j'utilise également un outil qui me permet de savoir comment j'utilise mon temps : Toggl.
Toggl me permet de déclencher un compteur dès que je commence à travailler sur une tâche. Il me permet aussi de dire ce que je fais et attribuer mon temps à une catégorie.
C'est un excellent moyen de savoir
si je travaille bien en moyenne max 60h
si je suis bien dans les clous de ce que j'ai défini comme répartition de mon temps
Le besoin de reconnaissance comme assurance qualité
Finalement, maintenant que j'ai pris un peu de recul sur ce sujet, je pense pouvoir dire et assumer que je suis un slasheur qui slashe en fonction de mes 3 critères de priorisation :
Est-ce que je kiffe ou pas de faire un truc
Est-ce que j'ai besoin ou pas d'argent rapidement
Est-ce que mes compétences peuvent réellement apporter une valeur ajoutée
J'ai également pris conscience que vu de l'extérieur cela peut donner l'impression que je fais trop de trucs différents, pas assez à fond ou que je ne vais pas assez au bout des choses. Je pense vraiment que ce n'est pas le cas. Tout simplement car ma clé de priorisation bonus (plus personnelle) c'est ma jauge de besoin de reconnaissance. Je ne suis pas encore prêt à trop m'étendre sur ce sujet, mais la conséquence c'est que j'essaye toujours de faire du mieux possible. Car j'ai un vrai besoin d'avoir des clients, user, collègues satisfaits de mon travail.
